|     Регистрация    |     Карта сайта    |       Рассылка    |     English

Распространение печатной продукции
Актуальная информация, опыт, проблемы и перспективы

Внедрение электронного документооборота в отрасли распространения печати: плюсы и минусы. Опыт АРПИ «Сибирь»

На состоявшейся в конце ноября с.г. конференции АРПП по проблемам безбумажного документооборота, приглашенными экспертами были озвучены не только теоретические аспекты, но и продемонстрированы реальные практики. Юрий Шелепанов, ведущий бизнес-технолог ООО «АРПИ “Сибирь”», рассказал об опыте компании по внедрению системы обмена электронными документами и выводах, которые были сделаны в результате.

Какая компания не стремиться сэкономить на прямых затратах? Именно с целью решения этой задачи несколько лет назад АРПИ «Сибирь» приняла решение о внедрении электронного документооборота (ЭД). В настоящее время система внедрена:

  • между контрагентами (система электронного документооборота через оператора).
  • с банками (электронный документооборот предлагается большинством банков).
  •  с налоговыми органами (электронный документооборот предлагается ФНС, но требует подтверждения).
  • внутри компании (регулирование уровня автоматизации внутри компании, зачастую электронно-бумажный).

Как известно, правительство регламентировало проведение документооборота посредством специализированных операторов, которые, в свою очередь, декларируют следующие преимущества системы электронного документооборота:

1.       Отказ от бумаги:

— выгода от замены бумажной копии документа электронной;

— обмен электронными документами между операторами и компаниями.

2.       Снижение потерь:

— нет дублирования документов в результате утерь;

— снижение затрат;

— нет ручной обработки документов;

— нет доставки документов почтой или курьером.

3.       Своевременное возмещение НДС (если документы корректны и пописаны вовремя).

В условиях, когда документооборот разделен (движение бухгалтерских документов происходит практически независимо от транспортного документооборота) заменить курьера системой ЭД достаточно просто и очень выгодно.

Рисунок 1

 

 

 

В бизнесе дистрибьютора прессы, где практически круглосуточно ведется процесс приема и возврата товара, количество сопроводительной документации может достигать 7 тыс. документов в сутки, как это, например, происходит в практике АРПИ «Сибирь». Оптимизируя процесс документооборота, компания отказалась от параллельной доставки документов, и передает бухгалтерскую документацию вместе с товаром.

Рисунок 2

 

 

 

Ниже — более подробные описания каждого из декларируемых преимуществ ЭД.

Отказ от бумаги

Прежде чем отказаться от бумажных документов, нужно понять, насколько важен для компании сам факт их существования. Ведь, например, в случае юридических споров, может возникнуть необходимость доказательства фактов в суде, для чего лучше использовать именно бумажный документ.

Также поставки товара на торговые точки должны сопровождаться фактом подтверждения поставки. В слабокомпьютеризированных торговых точках без бумажного носителя это сделать невозможно. А ведь 70% документооборота в отрасли связано именно с поставками в киоски и торговые точки. Груз должен иметь сопроводительные документы с описанием товара.

Снижение потерь

АРПИ «Сибирь» перешла на формирование документов непосредственно при комплектации товара. Полный пакет документов формируется параллельно процессу отгрузки клиенту, и клиент получает товар вместе с ним.

Документ введен в технологический процесс. Получатель контролирует его наличие сразу же — он просто не сможет оприходовать товара, если документа не будет.

За счет доставки документов вместе с товаром существенно снизились потери самих документов.

Как уже было сказано, АРПИ «Сибирь» не использует курьерскую доставку, что серьезно экономит финансовые средства, ведь количество контрагентов компании велико: более 20 филиалов и распределительных складов, около 800 точек доставки и около 100 поставщиков. Таким образом, теперь затраты на доставку снижены до нуля.

При этом, затраты на дублирование документов оптимизированы за счет высокой доли возврата подписанных документов: со стороны слабоорганизованных контрагентов (ЧП) возврат составляет до 80%; со стороны высокоорганизованных (супермаркеты) — почти100%.

Кроме того, АРПИ «Сибирь» оптимизировала обработку входящих документов. Каждый документ, формируемый системой, имеет штрих-код. И бухгалтер, при приеме такого документа, регистрирует его простым сканированием. Таким образом, компании удалость серьезно снизить нагрузку на сотрудников.

Рисунок 3

 

 

 

Своевременное возмещение НДС

Что касается своевременного возмещения НДС, то, к сожалению, ошибки при оформлении документов — дело не редкое. Какова же цена их исправления?

Дело в том, что система электронного документооборота не подразумевает исправления уже существующего документа. При изменении данных, документ, в том числе счет-фактура, выставляются датой исправления. Соответственно, возмещение НДС также идет новой датой, или даже новым периодом, что, безусловно, крайне нежелательно для бухгалтерского учета. К тому же исправление налоговой отчетности может повлечь штрафные санкции.

Проблемы и ограничения

Итак, ложкой дегтя в бочке меда можно назвать следующие факторы. Использование электронного документооборота применительно к рынку распространения печатных СМИ:

  • требует сквозной установки системы ЭД в компаниях всех контрагентов;
  • вызывает необходимость установки системы ЭД во всех пунктах приемки товара;
  • полностью не исключает использование бумаги: подтверждение факта поставки невозможно без бумажного документа.

Использование системы электронного документооборота было бы оптимальным для следующих видов деятельности:

  • фискальные органы (облегчает проверки);
  • компании с «недискретным» товаром (газ, электричество и пр.), где есть четкие и легко контролируемые каналы поставки;
  • компании высоко-компьютеризированной и автоматизированной отрасли;
  • компании сферы услуг.

Как мы видим, внедрение современных технологий не исключает использования привычных механизмов и инструментов полностью. Да,электронная цифровая подпись снимает необходимость подписания документа шариковой ручкой. Однако электронный документ все равно нужно подписывать — только с использованием клавиш компьютера.

Если же каким-то документом ранее никогда не пользовались, опять же необходим ручной труд — перед использованием документ нужно внести в систему.

Ну а цена ошибки при возмещении НДС может оказаться чрезмерно высокой.

Однако, несмотря на это, уже сегодня ясно — за электронным документооборотом будущее. Система ЭД имеет огромное количество неоспоримых плюсов: не надо тратить массу времени на поиск нужного документа; документация доступна одновременно всем сотрудникам, имеющим право доступа к ней; процесс утверждения документов происходит в режиме реального времени, а от того становится прозрачен; подготовка стандартной документации делается вообще одним нажатием кнопки. И самое главное — время на передачу документов не тратится вообще. Так что система ЭД — это не только экономическая выхода, но и механизм повышения качества управления организацией.

 

Источник: PlanetaSMI.RU

Добавить комментарий


Защитный код
Обновить