Кипы бумажных документов, сопровождающие любую сделку, в ближайшее время должны стать историей. Все активней обсуждается переход на электронный документооборот, который призван сократить денежные затраты и затраты человеческого времени, а также спасти гектары лесов. Последние годы технологии е-документов активно внедрялись в ритейле и некоторых других сферах. О совместной работе государства и бизнеса в данном направлении говорили на круглом столе «Электронный документооборот - эффективная экономика», который состоялся 16 декабря в Swissotel Красные Холмы.
«Применение безбумажного документооборота - это тема ближайшего будущего. Электронная подпись будет окончательно внедрена в обозримом будущем, поэтому готовиться надо сейчас,» - говорил Андрей Авдонин (ИД «Мир новостей») на ХIХ конференции АРПП в Тунисе.
«Мы уже на пути к безбумажным технологиям. Если вы такие документы, как бухгалтерскую отчетность даете в электронном виде - вам это удобно, это сокращает издержки, то почему мы не можем между собой договариваться с помощью электронных подписей? Процедура уже отработана», - вторил ему на той же конференции Михаил Крайнов (ООО «Лаборатория будущего»).
Если говорить об электронных документах, то рынок печатных СМИ очень емкий, ведь, чтобы поставить одну газету в 50 киосков нужно заполнить и доставить 50 счетов-фактур. Особую актуальность безбумажному документообороту добавляют огромные российские расстояния, которые значительно замедляют протекание сделок при доставке документов по старинке. Кроме того, электронные документы значительно сокращают издержки. Один из участников конференции, уже внедривший технологию, подсчитал, что экономия только на бумаге и картриджах в месяц составляет порядка 10 000 рублей (стоимость распечатанной страницы А4 - 0,6 руб.). Хотя, все еще стоит вопрос цены перехода на е-документы.
Даже если только один документ, счет-фактура, по всей России будет использоваться электронный, то экономия составит 8,36 млрд, не считая издержки на хранение документов. Как подсчитала ECR-Rus, в России ежегодно делается 14 млрд счетов-фактур. 14 млрд счетов-фактур в год на стандартной офисной бумаге - это 280 млн кубометров древесины, 848,5 млн деревьев, 1,4 млн га леса.
Выходит, что издателям по пути с организацией ECR*, чья идея - переход к электронному документообороту. На данный момент такая технология используется относительно документов, не требующих бумажного хранения, например, заказов. Однако летом был подписан закон № 229-ФЗ «О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса РФ», который расширил использование электронных документов в налоговых правоотношениях - в частности, узаконил электронные счета-фактуры. Счет-фактура оказался последним первичным документом, законодательно переведенным в электронный вид.
Заместитель гендиректора компании «СКБ Контур», которая разрабатывает ПО для автоматизации документооборота, Григорий Поваров тоже подсчитал выгоду: «50% компаний в России сдает отчетность в контролирующие органы в электронном виде. Если бы они делали это на бумаге, то только за 2010 потратили на это 2, 291 млрд рублей. При этом оборот электронной отчетности 25 млн документов в год, а договоров, актов и счетов-фактур - 52 млрд. Бизнесу нужно лучше считать издержки».
Максимилиан Мусселиус, исполнительный директор ECR-Rus заявил на мероприятии: «Сейчас уже существует большое количество документов, которыми законодательно можно обмениваться в безбумажном виде. При этом большая их часть продолжает обращаться в бумажном из-за отсутствия регламентов, бизнес-традиции и судебной практики. Исходя из этого, мы предлагаем перевести круглый стол в регулярный экспертный совет, целью которого будет переход на электронный документооборот и полное избавление от бумажных документов к 2020 году».
На круглом столе представители совета директоров ECR-Rus делились опытом внедрения е-документов. Лучшие практики собраны в специальные сборники, которые можно скачать с сайта организации.
Предполагается, что в ближайшее время рынок безбумажного документооборота будет расти высокими темпами. В Европе сейчас темпы роста - 30% в год, учитывая тот факт, что доля электронных документов там порядка 15%, а в некоторых странах, например, Финляндии, она достигает 75%. Если российские компании возьмут на вооружение западный опыт, то смогут, как это водится в нашей стране, «догнать и перегнать».
Завершилось мероприятие символическим уничтожением пачки бумаг в недрах шредера - и так будет со всеми документами, усложняющими и удорожающими работу.
***
* НП «Эффективный отклик на запросы потребителей» (EC R-Rus) - некоммерческое партнерство, созданное в 2003 году и объединяющее представителей розничных сетей и крупнейших производителей товаров повседневного спроса с целью реализаций принципов эффективного отклика на запросы потребителей (Efficient Consumer Response).
ECR-Rus занимается оптимизацией бизнес-процессов совместными усилиями производителей и ритейлеров с целью уменьшения материальных и временных затрат в процессе доставки товара, оптимизации управления ассортиментом товаров и улучшения качества обслуживания с ориентацией на нужды потребителя. Одна из проблем, которой сейчас занимается организация - электронный документооборот. ECR - Rus объединяет 54 компании с суммарным оборотом в России в $41 млрд.
Источник: Planetasmi.Ru