О существующих правовых аспектах электронного документооборота на недавней конференциии Ассоциации распространителей печатной продукции издателям и распространителям рассказал исполнительный директор Национальной ассоциации электронного документооборота (НАЭДО) Владимир КАРПОВ.
В существующей в России законодательной базе есть несколько нормативно-правовых документов, которые на сегодняшний день являются фундаментальной основой юридически значимого электронного документооборота. К ним, в первую очередь, относятся:
•Гражданский кодекс РФ, часть I
•Налоговый кодекс РФ, часть II
•ФЗ от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (полностью утрачивает силу с 1.07.2013)
•ФЗ от 6.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
•ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
•ФЗ от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг
•ФЗ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утрачивает силу с 1.01.2013)
•ФЗ от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (вступает в силу с 1.01.2013)
Само юридически значимое понятие «электронный документооборот» появилось в России в начале 90-х годов, когда компьютерная техника стала активно внедряться в повседневную жизнь россиян. В 2002 году был принят ФЗ №1 «Об электронной цифровой подписи». Именно в этом законе впервые была обозначена позиция государства в вопросе юридической силы электронной подписи. Документ, который ее содержал, принимал юридическую значимость и приравнивался к бумажному аналогу.
Однако, несмотря на всю революционность принятого закона, активного развития в последующие годы электронный документооборот не получил. К 2008 году стало очевидно: информационное общество в России развивается гораздо медленнее, чем в других странах. Государство приняло решение пересмотреть подход к политике в области информационных технологий. Пришло понимание: ценны не внедряемые технологии, а тот эффект, который они приносят государству, гражданам и бизнесу.
Для создания целостной эффективной системы информационных технологий в стране была принята государственная программа «Информационное общество», рассчитанная на девять лет — с 2011-го по 2020 гг. К наиболее существенным положениям программы можно отнести:
1. Принятие нового Федерального закона «О расширении внедрения электронного документооборота в работу государственных органов, в том числе об электронных документах, образующихся при осуществлении административных процедур органами государственной власти и органами местного самоуправления с использованием информационных технологий». В настоящее время данный закон прорабатывается в профильных комитетах Государственной Думы. Его принятие позволит на государственном уровне урегулировать все процессы электронного документооборота.
2. Формирование единого пространства доверия электронной цифровой подписи. Этот пункт уже фактически реализован с помощью ФЗ от 6.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» , в котором определен порядок аккредитации центров, удостоверяющих усиленную квалифицированную подпись. Таким образом, подпись становится обязательна к приему на территории всей страны.
3. Развитие межведомственного электронного взаимодействия на основе системы взаимодействия. Это так называемая система госуслуг, при которой любой гражданин может обратиться и получить ответ посредством электронных средств коммуникации.
4. Создание единой системы справочников и классификаторов, используемых в государственных и муниципальных информационных системах. Системы, используемые контрагентами, должны «понимать» друг друга.
Результатом выполнения программы станет решение вполне конкретных задач:
1) для выполнения отдельных видов профессиональной деятельности не нужно будет тратить время на дорогу, достаточно будет включить компьютер и войти в корпоративную сеть обмена электронными документами;
2) для заключения договора с партнером из другого региона не нужно будет командировать к нему своего представителя, достаточно будет удостоверить документы электронной цифровой подписью;
3) для проведения бухгалтерско-хозяйственных операций не нужно будет распечатывать и отправлять по почте контрагентам накладные (ТОРГ12), счета-фактуры, акты оказанных услуг, достаточно будет удостоверить документы электронной цифровой подписью;
4) для сдачи налоговой, страховой и статистической отчетности не нужно будет посещать налоговую инспекцию, пенсионный фонд, статистику.
Для полноценной работы программы необходимо обеспечить условия ее исполнения, главное из которых – юридически значимый документооборот.
Основными атрибутами юридически значимого электронного документооборота являются две позиции.
Первая из них фундаментально базируется на понятии «электронного документа», которое определено ФЗ №149 (п.11.1 ст.2 ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»): электронный документ — «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Вторая — электронная подпись. Это понятие базируется на ФЗ №63 (п.1 ст.2 ФЗ от 6.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»): электронная подпись — «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».
Вместе эти два атрибута и создают основу для формирования юридически значимого электронного документооборота.
Принцип действия электронной подписи
По сути, электронная подпись представляет собой сложный комплекс программно-технических процедур, позволяющий математически идентифицировать документ. Подписанный документ сканируется этим комплексом, им вычисляется определенная математическая функция, которая впоследствии и присваивается данному конкретному файлу. У каждого документа этот идентификатор является уникальным.
Программный комплекс выдает два ключа: открытый и закрытый. Открытый передается контрагентам; закрытый хранится у владельца электронной подписи. По большому счету, ключ электронной подписи — это набор математических символов, который, однако, не поддается расшифровке. Алгоритм создания электронной подписи утвержден Федеральной службой безопасности.
Рисунок 1
Рисунок 2
ФЗ №63 определил два основных вида электронной подписи: простую и усиленную. При этом усиленная также делиться на два вида: усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
Простая лишь показывает, что данный документ подписан конкретным человеком.
Усиленная неквалифицированная позволяет проверять, не был ли документ изменен.
Усиленная квалифицированная — единственная подпись, имеющая сертификат проверки ключа.
Рисунок 3
Особенности электронного документооборота в коммерческой сфере
Коммерческая сфера специфична, для нее крайне важна документированность результатов. Хотя бы для того, чтобы при возникновении какой-нибудь юридической коллизии, необходимые документы можно было предоставить в суде. Поэтому документ, хоть бумажный, хоть электронный, для коммерческой сферы играет огромную роль.
Документооборот в коммерческой организации может вестись по трем направлениям:
— удостоверение правоотношений;
— налогообложение;
— бухгалтерский учет.
Как правильно его организовать? Есть два способа. Первый основан на ст. 160 Гражданского кодекса РФ, второй — на целом ряде принятых нормативно-правовых документов:
— Гражданского кодекса РФ, часть I ;
— Налогового кодекса РФ, часть II ;
— ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
— ФЗ от 6.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Ст. 160 ч. I Гражданского кодекса РФ ( «Использование при совершении сделок <...> электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотр енных <...> соглашением сторон») говорит, что любые взаимоотношения в сфере электронного обмена должны быть письменно подтверждены контрагентами. С одной стороны, данная статья не ограничивает практику применения электронной подписи, но с другой — кроет в себе и крупные недостатки:
— большое количество договоров при большом количестве контрагентов ;
— п роблема применения электронной подписи вне системы корпоративного документооборота .
Как их обойти? Решения могут быть следующими…
ФЗ №63 говорит о необходимости аккредитации удостоверяющих центров. Электронная подпись аккредитованного центра должна приниматься всеми сторонами без исключения. А раз так, то в данном случае совершенно не обязательно иметь соответствующие договора. Об этом говорит п .1 ст. 11 ФЗ от 6.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: «Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное <...>». Таким образом, при наличии усиленной квалифицированной подписи вы можете производить обмен документами абсолютно со всеми контрагентами по всей территории России.
На сегодняшний день в РФ существует 119 аккредитованных удостоверяющих центров.
Проблема с подписанием огромного множества документов при наличии большого количества контрагентов также решаема. В качестве примера можно привести опыт Федеральной налоговой службы России. Для решения задачи ФНС проделала три шага:
— Назначила специальных операторов электронного документооборота. (Оператор электронного документооборота <...> — организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота <...> в электронном виде с использованием электронной подписи).
— Создала сеть доверенных удостоверяющих центров. (Сеть доверенных ОЭД – добровольное объединение операторов электронного документооборота).
— Позволила операторам заключать договорные отношения. (Ответственность доверенного ОЭД перед участниками информационного взаимодействия при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи регулируется законодательством Российской Федерации и условиями договоров, заключенных между ними).
В результате любой контрагент, при желании обмениваться документами внутри сети, имеет право присоединиться к ней. Для этого ему необходимо просто подписать соответствующее соглашение с оператором. Таким образом, и законодательство соблюдено, и контрагенты имеют возможность обмениваться электронными документами друг с другом.
Вывод, сделанный исполнительным директором НАЭДО Владимир Карпов по итогам выступления, сводится к следующему: существующие в России нормативно-правовые акты позволяют любой организации в законных рамках в полном объеме использовать юридически значимый электронный документооборот.
Источник: PlanetaSMI.RU